Welcome app zoekt per januari 2022:

People & Office Manager

Zorg jij er binnenkort voor dat al onze HR en kantoorzaken op rolletjes lopen, zodat onze collega’s  zich 100% thuis voelen in ons team? En wil je onderdeel zijn van een jong en divers team met een groot maatschappelijk hart? Lees dan snel verder!

Wie is Welcome app?

Een nieuw leven opbouwen in een vreemd land zonder dat je weet waar je moet beginnen. De juiste informatie is niet makkelijk vindbaar en nieuwe contacten opdoen lijkt onmogelijk. Begin er maar eens aan! Veel nieuwkomers in Nederland staan voor deze uitdaging. Wij zijn er voor hen. Het is ons doel om activiteiten en informatie die moeilijk vindbaar zijn, zichtbaar en toegankelijk te maken op 1 centrale plek: De Welcome app. Zodat nieuwkomers zich ook thuis kunnen voelen in Nederland. Dit doen we door samen te werken met vele verschillende partijen: gemeenten, bedrijven en andere (maatschappelijke) organisaties. Zonder deze samenwerkingen zijn we nergens, want integratie doen we samen!

Ons kleine team bestaat uit ambitieuze, jonge mensen die zich graag inzetten voor dit ideaal. Bij ons op de werkvloer draait het dus niet om quick wins, maar om het maken van een langdurige impact, zodat onze samenleving stukje bij beetje inclusiever wordt.

Wie zoeken wij?

Het Welcome app team bestaat uit 10-15 personen die zich inzetten om onze missie te verwezenlijken: nieuwkomers zich thuis te laten voelen in Nederland. Om dit te bereiken, moeten onze teamleden zich natuurlijk ook thuis voelen in het team van Welcome app. And that’s where you come in! De dubbelrol van People & Office manager gaat er voor zorgen dat alle randzaken van team Welcome app op orde zijn, zodat ons team optimaal kan functioneren en Welcome app hun thuis kunnen noemen. Lees snel verder om te zien wat daarvoor nodig is…

De People side of things

Om alles op rolletjes te laten verlopen, is het belangrijk dat een aantal HR taken worden opgepakt en gecoördineerd door onze nieuwe People & Office manager. Je hoeft geen jaren HR ervaring te hebben, maar enige basiskennis essentieel. De meest ingewikkelde taken (zoals salarisadministratie) worden uitbesteed, maar hebben wel jouw aandacht nodig. 

Je kunt denken aan de volgende taken & verantwoordelijkheden:

    • Recruitment voor de nieuwe functies. Je gaat aan de slag om de nieuwe mensen aan te nemen die staan opgenomen in ons personeelsplan. 
    • Contracten onderhandelen en opstellen. Het kader waarin de onderhandeling plaatsvindt en onze voorbeeldcontracten staan klaar, maar jouw input altijd welkom!
    • Onboarding van nieuwe teamleden. Jij bouwt het bestaande onboarding programma verder uit en verwelkomt onze nieuwe teamleden met open armen. 
    • Jij beheert ons HR systeem. Wij hebben een top HR tool voor al onze HR data en verlof/verzuim registraties en jij zorgt ervoor dat deze altijd spik en span op orde is. 
    • Het coördineren van de salarissen. Je bent verantwoordelijk voor de samenwerking met onze externe partner, zodat iedereen op tijd het juiste salaris krijgt. 
    • Het faciliteren van onze “Feedback & Evaluatie sessies”. Jij zorgt er 2x per jaar voor dat onze 360 graden feedback & evaluatie sessies goed verlopen. 

De Office side of things

Ook zonder dagelijkse aanwezigheid op kantoor, zijn er genoeg office taken die op orde moeten zijn, zodat iedereen zijn of haar werk goed kan uitvoeren. Hierbij kun je denken aan praktische dingen zoals het beheren van alle inkomende post, maar ook aan sociale zaken zoals het organiseren van de teamuitjes. Jij faciliteert een de perfecte (digitale) office, zodat ons team optimaal kan presteren. 

Je kunt denken aan de volgende taken & verantwoordelijkheden:

  • Je bent het eerste contactpunt van onze organisatie. Niet alleen voor menselijk contact in real life, maar ook voor de (digitale) post.
  • Je zorgt ervoor dat het (digitale) kantoor een fijne werkplek is voor het hele team. Dus jij zorgt ervoor dat de nietjes nooit op zijn, maar ook dat alle digitale tools goed beheert worden. 
  • Je coördineert de samenwerking met onze externe boekhouder. Wanneer zij een bon of factuur missen, weet jij deze boven water te halen. 
  • Jij zorgt dat belangrijke momenten gevierd worden. Ons Greetz account is je beste vriend, zodat je op  het juiste moment de juiste verrassing kunt versturen en je hecht er waarde aan dat het team samenkomt om successen te vieren (of gewoon om een drankje te drinken zonder reden). 

Ja, we vragen nogal wat van je! Logisch als je nog niet overal concrete ervaring in hebt. Het belangrijkste vinden wij dat jij je kunt vinden in de volgende kwaliteiten: 

  • Super georganiseerd. We raken nooit meer iets kwijt, want jij weet waar het is
  • Attent. Jij vergeet nooit een verjaardag
  • Zelfstandig & proactief. Er moet van alles geregeld worden, gelukkig zie jij zelf wat er nodig is en pakt dit meteen op
  • Zorgzaam. Jij besteed aandacht aan persoonlijke en collectieve hoogtepunten en je bent een luisterend oor wanneer nodig. 
  • Energiek en motiverend. Jouw energie motiveert anderen. 
  • Zelfstarter. Jouw motto: “ik heb het nog nooit gedaan, dus ik denk dat ik het kan”

Dit onze minimale eisen:

  • Afgestudeerd in de richting van HR/Personeelsmanagement en minimaal 1 jaar relevante werkervaring of minimaal HBO denkniveau en 2 jaar relevante werkervaring 
  • Basiskennis over Nederlands arbeidsrecht en algemene kennis over HR vraagstukken
  • Je bent tech savvy en pakt IT processen en digitale tools makkelijk op
  • Vloeiend in Nederlands en Engels (zowel mondeling als in geschrift)
  • Geen vereiste, wel een pré: je hebt zelf een migratieachtergrond. 

En ten slotte, dit is wat we voor jou in de aanbieding hebben: 

  • Startdatum: januari 2022
  • Een parttime functie voor 24 uur per week (salarisindicatie: €2500-€2700 bruto o.b.v. 40 uur). 
  • Een laptop en complete thuiskantoor set-up
  • Telefoon van de zaak
  • Lunch (indien we op kantoor werken)
  • Unlimited access to ping pong tafels, aangezien ons kantoor boven PONG op de Spaarndammerstraat zit. 
  • Een warm bad: ons team voelt meer als familie dan als collega’s 
  • De kans om bij te dragen aan daadwerkelijke impact op de levens van nieuwkomers in Nederland. 

Is deze duizendpoot functie op jouw lijf geschreven? Stuur dan je CV en motivatie naar Birthe Bergs: operations@welcomeapp.nl. Reacties zonder motivatiebrief worden niet in behandeling genomen. Heb je naar aanleiding van deze vacature nog vragen, neem dan contact op met Birthe op het bovenstaande mailadres of telefonisch:  +31 6 53 79 06 14